נסו לחשוב על מישהו שאתם מכירים שמעולם לא פתח מסמך Word. יש כזה?
אולי תחשבו לרגע ״סבא שלי״, אבל אפילו הוא בטח כתב לכם ברכה בוורד לאיזה יום הולדת, לכבוד הגיוס או לחתונה.
תוכנת הוורד לא סתם נפוצה כל כך, היא נגישה ומאפשרת לא.נשים עם כישורים טכנולוגיים בסיסיים להשתמש בה לצרכיהם.
בין אם אתם סולדים מוורד, כי הוא נראה לכם מיושן ולא מספיק פונקציונלי,
חובבים וורד ולא בטוחים כמה משוכלל הוא יכול להיות,
אוהדי וורד מושבעים שחושבים שהם מכירים בו הכל –
נשמח להכיר לכם 5 פונקציות בוורד שאי אפשר בלעדיהן, ושישדרגו לכם את חווית השימוש בו. בהבטחה.
1. מעברי עמוד
מכירים את זה שאתם מקלידים טקסט, הוא מסתיים באמצע העמוד ואתם רוצים להתחיל את הנושא הבא בעמוד חדש?
אם הפתרון שלכם הוא:
אנטר
אנטר
אנטר
אנטר
אנחנו הולכים להרעיד את עולמכם (וממש להקל על עולמם של אלו שמקבלים מכם מסמכים).
מעבר עמוד, או בשמו המייצג באנגלית – Page Break, מנתק את התלות בין שני קטעי טקסט שנמצאים בעמודים שונים. כך, טקסט שנעביר לעמוד חדש לא יהיה תלוי באורך הטקסט בעמוד שלפניו, וגם אם נוסיף לו כמה שורות או נמחק – הוא ישאר במקום ולא יזוז (ואנחנו לא נצטרך לעבור על המסמך שוב ושוב ולוודא שאין שורות מיותרות).
איך עושים את זה?
תחת הלשונית insert (הוסף) בסרגל הראשי יש כפתור של Page Break.
טיפ: ctrl+enter עושה בדיוק את אותה פעולה.
2. מברשת העיצוב
נניח שכתבנו מסמך והחלטנו שהכתב יהיה בפונט ׳רוביק׳, גודל 12, בולד, רווח של שורה וחצי, בצבע ורוד זועק. הדבקנו כמה שורות ממסמך אחר, והן נראות שונה לגמרי מהעיצוב שיצרנו. כמה עבודה זה יצריך מאיתנו עכשיו לעצב את הטקסט החדש מהתחלה…
אבל רגע!
במקום לעשות את כל זה באופן ידני, מברשת העיצוב מאפשרת להעתיק את כל המאפיינים העיצוביים של אובייקט אחד ולהדביק אותם על אובייקט אחר בלחיצת כפתור. היא חוסכת לנו עבודה ידנית ומשקיטה את החשש שאולי העיצוב החדש לא זהה לקודם שיצרנו.
איך משתמשים בה? בוחרים את האובייקט שרוצים להעתיק את העיצוב שלו (אם זאת צורה או תמונה – ללחוץ עליהן עם העכבר; אם זה טקסט – לסמן אותו), לוחצים על האייקון של מברשת העיצוב בלשונית הבית בסרגל הכלים ואז בוחרים את האובייקט שעליו רוצים להדביק את העיצוב. ככה פשוט.
ואתם יודעים מה? זה עובד גם על כותרות, צורות, תרשימים, וכל מה שנרצה! עיצבנו כותרת, ואחרי כמה פסקאות יש לנו עוד אחת? הכנו תרשים מצורות והוספנו צורה נוספת אחרי שסיימנו לעצב? נשתמש במברשת העיצוב!
טיפ: לחיצה בודדת על מברשת העיצוב תאפשר הדבקה של המאפיינים פעם אחת. דאבל קליק יאפשר לנו לשוב ולהדביק את העיצוב כמה פעמים שנרצה, עד שנלחץ על מברשת העיצוב פעם נוספת.
3. סגנונות
סגנונות הם פורמטים מוכנים מראש לחלקי טקסט שונים במסמך, עם תפקידים שונים (למשל: כותרת ראשית, כותרות משנה, טקסט פסקה, ציטוטים, רשימות ועוד). בסגנון מוגדרים המאפיינים העיצוביים של האותיות, ביניהם גודל, צבע, משקל, פונט, יישור פסקה, ריווח בין שורות…
אז בעצם, הם לא רק מגדירים את המראה של הטקסט, אלא ממש יוצרים בו סדר, היררכיה ברורה, ועושים מעין חלוקת תפקידים לקטעים שונים בטקסט.
למה הכלי הזה משמעותי מספיק כדי להיכנס לרשימה? חוץ מזה שהוא מעודד שמירה על אחידות עיצובית, הוא גם מאוד מאוד יעיל (נוכל אפילו להניח את מברשת העיצוב בצד לזמן מה).
כברירת מחדל בוורד, מלל שנכתוב פשוט יוגדר בסגנון פסקה ׳רגיל׳. רובנו כנראה גם נעצב את הטקסט באופן ידני ונעשה בו שינויים תוך התעלמות מהגדרת הסגנון. ככה, גם אם נגדיל ונדגיש כמה מילים כדי שיהיו כותרת, הן עדיין יוגדרו מבחינת הוורד כ׳טקסט רגיל׳, והוא בעצם לא ידע שהן כותרת. זה לא יאפשר לנו ליצור תוכן עניינים אוטומטי ולהשתמש בפונקציית הניווט שנדבר עליה עוד מעט, ויפגע בנגישות של המסמך.
חוץ מזה, אם כבר עיצבנו כמה כותרות כאלה אבל בסוף החלטנו שאנחנו רוצים לשנות בהן משהו (נגיד, להגדיל מעט) – נצטרך לעבור אחת אחת ולשנות את המאפיינים שלה. נכון, נוכל להשתמש במברשת העיצוב, אבל זאת עדיין עבודה ידנית, וזה יקח הרבה זמן במסמך ארוך.
כאן אפשר לראות יתרון נוסף ומשמעותי של השימוש בסגנונות. ברגע שמשייכים סגנונות לחלקים בטקסט, כל שינוי נוסף שנעשה בסגנון יחול באופן אוטומטי על כל חלקי הטקסט הרלוונטיים. מדהים, לא?
אז איך עושים את זה? אפשר להחיל סגנונות קיימים על הטקסט שלנו על ידי סימון הטקסט ובחירה באחד הסגנונות שמופיעים בלשונית הבית בסרגל הכלים, ליצור סגנונות חדשים בעצמנו או לעדכן את הסגנונות הקיימים כך שיתאימו לעיצוב שנרצה. נוכל לעבור בין הסגנונות כמה שנצטרך, מבלי לעצב את הטקסט מחדש כל פעם, נצטרך רק לבחור את הסגנון המתאים.
טיפ: אפשר לשמור את הסגנונות שלנו ככה שישמשו אותנו בכל מסמך שנרצה, ואפשר להגדיר אותם כברירת המחדל החדשה בוורד כך שיופיעו בכל המסמכים הבאים שניצור. לא נצטרך יותר ליצור סגנונות מאפס, נוכל פשוט לעדכן את הסגנונות שכבר עיצבנו ואנחנו אוהבים.
4. חלונית ניווט
במסמכים ארוכים ומפורטים שאנחנו רוצים למצוא בהם מידע במהירות וביעילות – כדאי להשתמש בחלונית הניווט. חלונית הניווט מציגה כותרות ותת כותרות (שהגדרנו בעזרת סגנונות, אתם עוקבים?) שאפשר ללחוץ עליהן ולעבור מיד למיקומן במסמך.
איפה מוצאים את חלונית הניווט? בסרגל הכלים, בלשונית תצוגה, נסמן וי ליד חלונית הניווט והיא תיפתח לנו בצד המסך.
5. מצא והחלף
פונקציה מדהימה שמאפשרת לנו, כמו ששמה מרמז, למצוא ולהחליף דברים במסמך. איזה סוג של דברים?
קודם כל – טקסט. נניח, כתבנו מסמך ארוך ואז גילינו שיש מונח מקצועי עדכני יותר ממונח שבחרנו, או שהתאריך של אירוע עתידי שאנחנו מזכירים מספר פעמים משתנה, או שפשוט השתמשנו יותר מדי פעמים במילה מסוימת ואנחנו מעדיפים להחליף חלק מהמופעים שלה במילה נרדפת. בכל המקרים האלה ועוד, הפונקציה הזאת עושה לנו חיים קלים.
חוץ מטקסט, אפשר להחליף גם סגנון עיצוב (!) דרך חלונית ה-Find and Replace (ובעברית: חפש והחלף). אם למשל בחרנו פונט שאנחנו לא מרוצים ממנו, או שהחלטנו להדגיש מילים חשובות בקו תחתון ובבולד אבל עכשיו אנחנו מתחרטים וזה נראה לנו מוגזם, תמיד נוכל להחליף בקליקים בודדים את כל המופעים של הסגנון הזה בעיצוב אחר שאנחנו מרוצים ממנו (נגיד, לוותר על הקו התחתון ולהסתפק בבולד?).
אז מה זה עושה בדיוק? פונקציית החיפוש מאפשרת לנו לחפש – מדגישה את כל המילים שביקשנו למצוא ומאפשרת לנו לעבור בין המיקומים שלהן במסמך. פונקציית ההחלפה מאפשרת לנו להחליף חלק מהמופעים או את כל המופעים בבת אחת של מה שחיפשנו במשהו אחר לבחירתנו.
איך מגיעים אליה? למשתמשי ווינדוס יש כפתורים של חיפוש והחלפה בלשונית הבית של סרגל הכלים, ומשתמשי מק יכולים להגיע אליה דרך התפריט העליון edit ואז find.
האמת, יש עוד המון פונקציות מדהימות שלא הרבה מכירים.
אבל נשמור כמה רעיונות למתקדמים, לפעם הבאה 🙂
הכרתם את כל החמישה? חידשנו לכם קצת?
נשמח לקרוא את הטיפים שלכם, וללמוד עוד בעצמנו.
